Het is mogelijk een van de grootste productiviteitskillers en (indirecte) oorzaken van stress: procrastinatie. Volgens het woordenboek is procrastinatie irrationeel uitstelgedrag, zoals wanneer je dat vervelende telefoontje voor je uit blijft schuiven. Vaak is het echter niet eens bewust uitstelgedrag, een brein in de ontwijkmodus vindt altijd honderdduizend redenen om iets anders te doen. Eerst nog even dat documentje afmaken. Een mooie term hiervoor is woggen, Werk Ontwijkend Gedrag vertonen.
Procrastinatie wordt vaak gezien als een vorm van luiheid, maar dit is het zeker niet. Mensen die aan het woggen slaan kunnen uitermate productief zijn. Ik heb zelf halve boeken geschreven om andere dingen niet te doen. Mensen kunnen heel druk worden als dat een excuus is om iets anders niet te doen. Procrastinatie wordt ook wel als een probleem van motivatie of wilskracht gezien. Als je iets echt wilt, dan doe je het wel. Dit komt dichter in de buurt, maar is nog steeds niet het antwoord. Soms stel je dingen uit waarvan je weet dat ze echt belangrijk voor je zijn. Om procrastinatie te begrijpen moeten we de emotionele dimensie van onze agenda begrijpen.
De emotionele agenda
Elke item in je agenda, of het nu een afspraak is of een klusje, heeft een concrete en een emotionele dimensie. De concrete dimensie bestaat onder meer uit de handelingen die je moet uitvoeren en de hoeveel tijd dat kost. De emotionele dimensie heeft betrekking op hoe die taak ons doet voelen. Een rijexamen en een rijles duren misschien beide een uur, maar voelen heel anders. Je kunt ergens geen zin in hebben, er huizenhoog tegenop kijken of er juist super enthousiast door worden. Wat objectief een uur is in je agenda, is daardoor niet altijd een uur in je agenda. Als je de hele ochtend niets meer kan doen door de zenuwen, is een uurtje in de middag opeens meer dan een halve dag. Deze emotionele dimensie kan volledig in tegenstelling staan tot de concrete. Soms kijk je vreselijk tegen iets op, maar als je het dan doet blijkt het een fluitje van een cent.
Wanneer we plannen houden we zelden rekening met de emotionele agenda. We maken een rationele calculatie van hoeveel tijd een activiteit kost, en boeken deze zo in. De emotionele agenda is echter bepalend is voor hoe we onze tijd en energie investeren. Prioriteiten kunnen stellen, acties identificeren, calculatie en planning zijn allemaal kritieke vaardigheden voor timemanagement. Daadwerkelijk je tijd kunnen managen is echter vooral een emotionele vaardigheid. Hoe ga je om met de emotionele agenda?
Procrastination is an emotion regulation problem, not a time management problem (Dr. Tim Pychyl, professor of psychology lid van de Procrastination Research Group aan Carleton University in Ottawa).
De neerwaartse spiraal van procrastinatie
Procrastinatie kan ontstaan doordat je een taak gewoon vervelend vind, zoals het schoonmaken van een smerig toilet. Vaak zitten er echter complexer emoties onder. Een taak kan je bijvoorbeeld het gevoel geven incompetent te zijn of je confronteren met sociale onzekerheden. Het vooruitzicht van moeilijk telefoontje kan je een veelheid aan negatieve emoties doen anticiperen, van afwijzing tot boosheid. Die anticipatie hoeft niet eens echt bewust te zijn, maar kan een subtiel gevoel zijn dat ontwijkgedrag motiveert.
Ons emotioneel/motivationeel systeem heeft een simpele opdracht gekregen van evolutie: zoek op wat goed voelt en vermijd wat slecht voelt. Dus toch nog even LinkedIn of Instagram checken? Die korte afleidingen geven een kleine dopamine hit. Het uitstellen van dat wat we vervelend vinden doet ons heel even goed voelen. Het is deze beloning die maakt dat uitstelgedrag de neiging heeft zichzelf te herhalen en versterken (het systeem zoekt immers op wat goed voelt). Tegelijkertijd ondermijnt het vermijdingsgedrag ons gevoel ‘in control’ te zijn in ons leven. Uitdagingen worden daardoor groter en de anticipatie negatiever, wat ook weer ontwijkgedrag motiveert. Een paar keer uitstellen kan zo een krachtige neerwaartse spiraal van ontwijkgedrag motiveren. Onderzoek laat zien dat deze neerwaartse spiraal eenvoudig kan leiden tot verhoogde stress en zelfs burnout.
Waarom de meeste methoden niet werken
Veel timemanagement methoden proberen dit emotionele aspect te managen. Uitstelgedrag wordt bijvoorbeeld aangepakt door moeilijke dingen eerst te doen (Slik die kikker van Brian Tracy) of next actions te formuleren (in Getting things done). Dit soort technieken kunnen wel helpen, maar zijn niet de meest effectieve technieken in het managen van de emotionele agenda. Heb je veel last van procrastinatie, dan ligt het antwoord voor jou niet in een betere timemanagement methode, maar in betere emotie-regulatie.
Een belangrijke hindernis om betere emotie-regulatie te ontwikkelen is zelf-deceptie. Ons brein is uitermate goed in het automatisch genereren van redenen voor onze motivationele prioriteiten. Wil je ontwijken, dan genereert je brein volledig automatisch honderd redenen om dat te doen, honderd redenen die volledig legitiem voelen. Zelfs het leren van een betere timemanagement kan een vorm van procrastinatie zijn (als ik dat geleerd heb dan…). De eerste stap is daarom eerlijkheid naar onszelf: woggen zien voor wat het is.
Pas op de plaats
Zien we het woggen voor wat het is, dan kunnen we er mee stoppen. Stoppen betekent overigens niet jezelf dwingen iets anders te doen, het betekent gewoon stoppen met weglopen. Psychologen noemen dit weglopen ook wel veiligheidsgedrag: dingen die je doet om iets anders (een negatief gevoel) niet te hoeven ervaren. Dit type veiligheidsgedrag herkennen, het kunnen benoemen en er mee stoppen is een belangrijke stap. Maar dan? Het negatieve gevoel is nog niet weg. Ik zal hier kort een paar technieken beschrijven die uit onderzoek blijken te werken.
Acceptatie Woggen kan wordt vaak geïnterpreteerd als een gebrek aan motivatie of wilskracht. Misschien is er zelfs iets mis met je! Dit negatieve oordeel over jezelf kan de cyclus versterken, aangezien er weer een negatieve emotie bijgekomen is om te ontwijken. Een belangrijke eerste stap is te stoppen met dit oordelen en de neiging om te ontwijken gaan zien als een normaal menselijk fenomeen, niet als zwakte. Er is niks mis met je, dit is gewoon menselijk. Acceptatie zwakt de impuls om weg te lopen zo af.
Waarden Stoppen met weglopen en acceptatie, creëert ruimte voor reflectie. Wat is eigenlijk belangrijk voor mij in deze situatie? Het naar voren halen van belangrijke waarden en doelen en hier vervolgens echt even bij stilstaan, creëert een nieuwe focus. Je moet hier dan uiteraard vooraf wel goed over hebben nagedacht, doe je dat in het moment dan zet je brein je eenvoudig op een ander spoor (Netflix is nu echt wat je nodig hebt). Dit soort voorbereiding speelt ook een belangrijke rol bij een andere effectieve techniek: pre-commitment.
Plannen Een effectieve techniek om gedrag te veranderen is vooraf goed na te denken over specifieke situaties en een concreet plan maakt over welke actie te nemen in die situaties. Als ik thuis kom, dan loop ik direct door naar de slaapkamer en trek mijn sportkleding aan. Deze techniek heet ook wel pre-commitment: je ‘commit’ jezelf vooraf aan een heel specifiek gedrag in een heel specifieke situatie. Zijn er situaties waarin je in frequent in uitstelgedrag vervalt, maak dan een pre-commitment voor die situatie.
Aanwezigheid Last but not least zijn er een aantal mindfulness-based technieken die uitermate effectief blijken. Een zo’n techniek is cognitieve defusie, een techniek waarmee je de aandacht leert losmaken uit een emotie (hier een beschrijving). ACT (Acceptance and Commitment Therapy) is een benadering waarin defusie wordt gecombineerd met het eerdere punt van waarden: creëer ruimte met cognitieve defusie en neem vervolgens actie op basis van je waarden.
En wat als dit allemaal toch niet lukt?
Vergeven en verder
In een onderzoek onder studenten vonden onderzoekers dat studenten die zichzelf konden vergeven voor procrastinatie bij de voorbereiding voor een tentamen, bij een volgens tentamen minder uitstelgedrag lieten zien. Een mogelijke verklaring zagen we eerder: het vergeven ontlast je van de negatieve gevoelens van incompetentie en helpt zo de vicieuze cirkel te doorbreken. Dus vergeef jezelf en ga vervolgens gewoon weer aan de slag!
Comments