Ons brein is niet gebouwd voor de manier waarop we nu werken, maar door te kijken waar het wel voor gebouwd is kun je werk een stuk prettiger en productiever maken. Een artikel over hoe je werk zelf meer menselijk kan maken.
De moderne mens loopt al zo’n 300.000 jaar over deze aardkluit, waarvan maar 12.000 jaar als boer en een jaar of 70 als kantoortijger. De wereld waarin we ons nu vinden is compleet anders dan waarin de mens 99% van zijn bestaan heeft geleefd. Ons brein is echter voorgeprogrammeerd voor die 99%. We zijn gemaakt voor eenleven als jager-verzamelaar op de savannes van Afrika, niet voor kantoor. Dit is een belangrijke oorzaak voor stress en burn-out.
Ik zal in dit artikel eerst een aantal belangrijke verschillen tussen oerwerk en modern werk beschrijven, vervolgens hoe dit mis gaat en ten slotte zal ik vijf tips geven voor hoe meer ontspannen meer resultaat te realiseren. Laten we beginnen bij de evolutie van werk.
De evolutie van werk
Biologen definiëren werk als de inspanning die je moet leveren om de energie te verkrijgen die nodig is voor overleven en voortplanten. Voor onze voorouders hoefde werk niet als werk te voelen. Uit onderzoek bij jager-verzamelaar groepen komt het beeld naar voren dat “werk” eerder met enthousiasme dan met tegenzin wordt benaderd. Misschien niet vreemd als je bedenkt dat de meeste dingen die jager-verzamelaars deden, zoals jagen, nu hobby’s zijn. Hoe werd werk dan echt werk?
Druk rondrennen door het bos brengt niet meer eten op tafel
Jagen en verzamelen gaat vooral om de resultaten. Meer uren leidt niet tot betere resultaten. Je moet vooral opletten, je hersens gebruiken en goed samenwerken. Druk rondrennen door het bos brengt niet meer eten op tafel. In die zin heeft jagen en verzamelen meer overeenkomsten met modern kenniswerk, dan met productiewerk en landbouw. Meer uren op de akkers of achter de lopende band betekent meer resultaat. Hier geld dat meer beter is. De overstap naar landbouw betekende dan ook dat mensen meer gingen werken en minder vrije tijd hadden. Het werk werd daarbij ook minder uitdagend en minder gevarieerd. Werk werd echt werk. Bij kenniswerk is meer echter niet beter.

De grenzen van management
In landbouw en in de fabriek is er een directe relatie is tussen inspanning en productiviteit. Dit betekent dat je werk op een wetenschappelijke manier kunt managen. Je kunt de inspanning meten, monitoren en hier op plannen en sturen. Deze benadering werkt extreem goed en is verantwoordelijk voor veel van onze rijkdom en welvaart. Bij kenniswerk lopen we echter snel tegen de grenzen van dit denken aan. Net als bij jagen en verzamelen, is in kenniswerk de relatie tussen inspanning en productie niet lineair. Bij beide spelen zaken als inzicht, initiatief, creativiteit en probleemoplossend vermogen een bepalende rol. Dit kun je niet managen in een spreadsheet. Veel problemen rond stress en burn-out ontstaan doordat we dit toch proberen.
Ik zal hier drie problemen uitlichten:
De focus op tijd en kwantiteit
De illusie controle
Gebrek aan focus
De focus op tijd en kwantiteit
Hoeveel uur kun je eigenlijk productief zijn? Hier liggen kenniswerk en jager-verzamelaar werk dicht bij elkaar. Die eerste komen op 3 a vier uur per dag. Tel je hier de huishoudelijke taken (eten maken) bij op, dan kom je ongeveer op 4 tot 6 uur. Een kenniswerker kan tussen de vier en zes uur productief zijn, voor intensief kenniswerk meer richting vier. Werk je meer, dan neemt de kwaliteit af en nemen de fouten toe. Er zijn echter weinig serieuze professionals met een werkdag van 5 uur. Neem je jezelf echt serieus, dan doe je 10 uur! 12.000 jaar landbouw en zo’n 200 jaar productiewerk hebben de norm in onze cultuur verankerd dat meer werk beter werk is. Het zit diep in onze calvinistische moraal: wie hard werkt is goed bezig. Mensen die meer en langer werken worden in de regel ook als betere werkkrachten gezien, zelfs in moreel opzicht. Dat zijn goede mensen.
Meer weten over evolutie, gedrag en werk? Dan is de leergang Evolutionaire Psychologie voor Professionals een must! Kijk op www.ceob.eu/epp
De 40-urige werkweek is gebaseerd op productiewerk, niet op kenniswerk. Meer dan die 4 tot 6 uur per dag maakt je niet heel veel productiever, maar creëert wel vermoeidheid en stress. De norm is echter dat meer beter is. Ben je druk en heb je veel te doen, dan kun je jezelf ook nuttig voelen en ben je ook ingedekt tegen kritiek. Daarom hebben veel mensen moeite zichzelf rust te gunnen of even niks te doen. Zelf voelde ik mij altijd schuldig als ik niks deed. Dit betekent ook dat mensen meer blijven doen, terwijl ze beter minder kunnen doen. Voor mij is dit nog steeds een punt van aandacht bij schrijven. Als ik voorbij vier a vijf uur ga wordt ik ongemerkt steeds vermoeider en dan merk het pas als het te laat is.
De illusie van controle
Een bijkomstigheid van onze geavanceerde management methodieken is de illusie dat we controle hebben over uitkomsten. Je kunt een gedetailleerd plan maken en dan gaat het ook zo lopen en heb je wat je wilt. Ik ging zelf op deze wijze de uitdaging van het schrijven aan bij mijn eerste boek. Ik plande de paragrafen en hoofdstukken. Ik ben nu 17 jaar verder en heb mijn lesje geleerd. Ik was niet sneller, maar creëerde wel een enorme hoeveelheid stress voor mijzelf. Ik werk nu nog steeds met deadlines, maar heb geen enkele illusie van controle. Ik ga aan de slag, soms laat ik het werk dagen liggen om vervolgens in een paar dagen meer te doen dan ik voor mogelijk hield. Zo werkt jagen en verzamelen in essentie ook. Een jager weet dat hij geen controle heeft, maar succesvol wordt door zich (actief) aan te passen aan de zich ontvouwende realiteit.
Kenniswerk, of je nu een marketing campagne maakt of code schrijft, is in de basis niet voorspelbaar. Je kunt niet precies voorspellen wanneer dat goede idee komt, je kunt het niet afdwingen en weet ook niet wat het is. Mensen zijn daarbij slecht in inschattingen maken van dit soort cognitieve arbeid. Elke keer wanneer je dit werk in een strak plan wil duwen en ook de verwachting hebt dat het zo gaat lopen, creëer je een negatieve ervaring van falen of frustratie. Je krijgt bijvoorbeeld stress omdat je de planning niet dreigt te halen of omdat er iets gebeurd waardoor opeens alles anders is. Oliver Burkeman, auteur van het boek 4000 weken beschrijft op geniale wijze hoe wij onszelf gek maken met onze vermeende controle over tijd en werk.

Gebrek aan focus
Een jager heeft 1 project: een beest vangen. Daar kan hij zich volledig op focussen en hij wordt daarbij niet continu gestoord door telefoontjes en berichtjes van collega’s die iets van hem willen. Hij hoeft ook niet continu over te schakelen naar andere projecten. Dit betekent dat de jager zich volledig kan focussen op zijn uitdaging. Mensen ervaren in deze situatie vaak flow, een toestand waarin je helemaal opgaat in wat je doet. Je vergeet de tijd vaak en haalt het beste uit jezelf. Deze ervaring is weer een bron van voldoening en nieuwe motivatie. Dit is ons brein in een optimale modus.
Ons moderne werk heeft veel elementen die de optimale modus verstoren. Alle afleidingen door zaken die niet direct samenhangen met wat je doet verstoren je focus, gaan ten koste van prestatie en zijn een bron van stress. Dit merk je vaak niet direct, maar dit bouwt zich op over tijd. Vooral meerdere verantwoordelijkheden tegelijk kunnen funest zijn. Wanneer ik zes projecten heb en ik ben bezig met een project, zijn er vijf die niet af zijn. Wat we niet af is, is als een soort openstaande rekening in ons brein, met een ober die op de achtergrond met het bonnetje staat te zwaaien. Dit heet ook wel het Zeigarnik effect: taken die niet af zijn blijven in je hoofd spoken. Het switchen tussen activiteiten heeft ook een onzichtbare prijs. Je brein blijft als het ware doorwerken op een taak, waardoor je minder gefocust kan zijn op de volgende taak. Dit fenomeen heet ook wel attention residue. Even vijf minuten je mail checken zet een mentaal proces in werking dat zo 20 minuten je werk beïnvloed.

Tips voor oermensen
Op het moment ben ik met mijn achtste boek bezig, het manuscript moet september opgeleverd worden. Onderstaande tips pas ik zelf toe en maken dat ik op een relaxte manier productiever ben dan 17 jaar geleden. Ze werken echter ook voor andere vormen van kenniswerk.
1. Focus op kwaliteit in plaats van kwantiteit.
Meer is niet beter, vier a vijf uur is genoeg voor cognitief werk. Voel je vermoeidheid, duw niet door. Denk niet in kwantitatief (paragrafen en hoofdstukken af), maar kwaliteit. Neem wanneer nodig de tijd om even afstand te nemen en rustig na te denken. Of even niks doen om het probleem te laten bezinken.
2. Beperk uitdagingen
Probeer het aantal uitdagingen dat je hebt te beperken. Elk project neemt een plek in je hoofd en creëert afleiding. Het beste is pas iets nieuws op te pakken als iets af is, beperk je anders tot maximaal twee of drie projecten.
3. Sluit je af
Zorg dat er geen prikkels zijn die je afleiden. Verwijder alle niet strikt noodzakelijke meldingen van devices, maar nog beter is ze niet in de ruimte te hebben. Check niet je mail of sociale media als je even pauze hebt, denk aan de attentional residue.
4. Leer los te laten
Loslaten is niet eenvoudig, ons brein is er niet op gebouwd (denk aan het Zeigarnik effect). Werk daarom in eenheden die je kunt afronden en zorg dat je er niet continu aan herinnerd word. Zelf heb ik bijvoorbeeld een aparte telefoon waar alleen vrienden en familie het nummer van hebben, zodat ik in privé tijd niet gestoord wordt voor werk en ik ook niet voor de verleiding val mijn mail of LinkedIn te checken (staan niet op deze telefoon). Leren mediteren helpt ook!
5. Accepteer trade-offs
De Amerikaanse econoom Thomas Sowell stelde ooit dat “there are no solutions, there are only trade-offs”. Productiviteitsgoeroes beloven vaak het ultieme systeem waarmee je alles wat je wilt kun realiseren. Dit is ook de pointe van het eerder genoemde boek van Oliver Burkeman. 4000 weken is de lengte van een gemiddeld leven. Dit is nooit genoeg om alles te doen wat je zou willen doen (hier zit ook een evolutionaire mismatch: er is nu veel meer leuks en belangrijks om te doen dan ooit). Daarom zijn de verhalen van productiviteitsgoeroe’s zo aantrekkelijk, het geeft je de illusie dat je toch alles kunt doen. Keuzes zijn echter onvermijdelijk. Ook alle voorgaande tips hebben een prijs. Je afsluiten (tip 3) betekent dat je dingen gaan missen, jezelf beperken (tip 2) betekent misschien dat je als minder ambitieus wordt gezien. Je kunt de tips ook alleen volgen als je bereid bent de prijs ervoor te betalen. Ik weet dat ik een prijs betaal, bij mij vrij letterlijk in hoeveel omzet ik misloop. Ik ben echter bereid die prijs te betalen, want ik krijg er rust en productiviteit voor terug.
Comentarios