Wat is de optimale omvang voor een team? Wetenschappelijk onderzoek laat zien dat de keuzes die we hier maken gevolgen hebben voor zowel prestatie als motivatie van teamleden. Een artikel over hoe te bepalen wat de ideale teamgrootte is.
Hoe groot zijn de teams? Het was de eerste vraag die ik de manager stelde, nog voor we op de inhoud in gingen. Tussen de 60 en 80 mensen, antwoordde de manager. Het antwoord verbaasde mij niet echt, het gebruik van de term team is redelijk verwijderd geraakt van zijn oorspronkelijke betekenis. Een team is een kleine groep mensen die samenwerkt om zo samen een gezamenlijk doel te realiseren, zoals een voetbalteam dat samen de wedstrijd probeert te winnen. De nadruk ligt hier op samen: teamleden interacteren met elkaar en zijn van elkaar afhankelijk voor het realiseren van het doel. Dit in tegenstelling tot een werkgroep (wat in de praktijk ook vaak een team wordt genoemd). Een werkgroep is een groep medewerkers die elk hun eigen taken heeft en relatief zelfstandig hun werk kunnen doen.
Voor teams en werkgroepen gelden volledig andere regels als het gaat om omvang. Werkgroepen zijn in principe niet beperkt in omvang. Als je de lopende band lang genoeg maakt, kunnen er 500 man achter werken. Samenwerken in teams is echter altijd beperkt. De evolutionair psycholoog Robin Dunbar, een vooraanstaand expert op het gebied van groepsgroottes, heeft het hier over een maximum van 12. Dit is echter niet de ideale teamomvang, deze kan overal tussen twee en twaalf liggen. Om dit te begrijpen waar, moeten we eerst kijken waar de beperking vandaan komt.
De grenzen van samenwerking
Om goed samen te werken moet je bijhouden wat anderen in je team doen, zodat je bijvoorbeeld op het juiste moment kunt inspringen. Ben je met drie, dan moet je de acties en interacties van jou met twee anderen en van de twee anderen onderling in de gaten houden (3 interacties). Ben je met vier, dan loopt het aantal interacties op naar zes. Met vijf zit je al op 10 interacties die je moet bijhouden (zie plaatje hier onder). Ons werkgeheugen is beperkt tot ongeveer 7 (the magic number seven, plus or minus two). Dit betekent dat we gemiddeld rond de zeven zaken actief kunnen houden in onze bewuste aandacht, slimmere mensen negen. Dit betekent dat het ergens tussen de vier en vijf mensen onmogelijk wordt om alles wat gebeurd bij te houden. Je kunt dit direct waarnemen in gesprekken. In een groep mensen zijn er zelden meer dan vier mensen actief samen in gesprek, worden het er meer, dan haken mensen af en vormen zich aparte groepjes.
Als er een natuurlijke grens tussen de vier en vijf mensen ligt, hoe komt Robin Dunbar dan op 12? Met elk persoon toe we toevoegen aan die maximum van vier neemt de kwaliteit van de samenwerking af, doordat teamleden niet meer goed kunnen bijhouden wat er gebeurt, en daardoor ook minder goed kunnen inspelen op teamgenoten. Dit heet in de psychologie coördinatieverlies: hoe groter de groep, hoe lager de gemiddelde prestatie. Er zijn echter verschillende manieren om dit coördinatieverlies tegen te gaan. Een belangrijke manier is goed leiderschap: iemand houdt overzicht en stuurt bij waar de samenwerking beter kan. Een andere manier is vooraf goede afspraken maken over strategie en rolverdeling. Ik zal dit alles hier teamontwikkeling noemen, belangrijke elementen hierin zijn:
• Procedures en spelregels voor de samenwerking
• Gedeelde beeldvorming (kennis over doelen, strategie e.d.)
• Functioneel leiderschap (lees meer)
• Relevante team skills (zoals kunnen overspelen in voetbal)
Hoe beter een team is ontwikkeld, hoe groter de omvang waarin het team kan samenwerken. Er kan redelijk wat tijd overheen voordat het team optimaal kan presteren, daar er tijd nodig is om teamvaardigheden en gedeelde beeldvorming te ontwikkelen. Dit laatste heeft bijvoorbeeld ook betrekking op elkaar kennen en begrijpen, iets waar ook tijd overheen gaat. Ten slotte is er vertrouwen, dat te voet komt. M.a.w., een team heeft tijd nodig om op stoom te komen. Onderzoek laat bijvoorbeeld zien dat voetbalteams beter gaan spelen naarmate ze langer bij elkaar zijn.
In de leergang Evolutionaire Psychologie voor Professionals gaan we diep in op deze onderwerpen. Kijk hier voor meer >>
Team uitdagingen
Teamontwikkeling garandeert niet dat je kunt opschalen naar twaalf. Dit is afhankelijk van de teamuitdaging: hoe hoog zijn de eisen die aan samenwerking worden gesteld? Samenspel kan bijvoorbeeld meer of minder intensief zijn. Bij handbal wordt bijvoorbeeld vaker overgespeeld dan bij voetbal en in die zin is samenwerking bij handbal meer intensief. Samenspel kan ook meer of minder complex zijn, zoals in de bediening in een lunchroom versus in de samenwerking tussen medisch experts in een operatiekamer. Hoe intensiever en complexer, hoe hoger de teamuitdaging en hoe moeilijker het is om op te schalen. Dit betekent dat meer teamontwikkeling nodig is om te presteren. Special forces teams hebben bijvoorbeeld een hoge teamuitdaging, besteden zeer veel tijd aan teamontwikkeling en zijn vaak niet groter dan zes militairen.
Wil je bepalen hoe groot je een team effectief kunt maken, dan moet je dus eerst een inschatting maken van de teamuitdaging en bepalen hoeveel je bereid bent te investeren in teamontwikkeling. Is de teamuitdaging gemiddeld en ben je bereid serieus te investeren in teamontwikkeling, dan kun je misschien met acht a tien teamleden aan de slag. Is de teamuitdaging laag, dan is 12 haalbaar, maar wel met een investering in teamontwikkeling.
Toelichting: Bij een hoge mate van teamontwikkeling en een lage teamuitdaging, kan worden opgeschaald naar 12. Is de teamuitdaging hoger, dan neemt dit getal af (richting 8). De getallen in bovenstaand plaatje zijn niet op enig onderzoek gebaseerd, het is een inschatting van de auteur.
Team-of-teams
Wat doen we nu met het team van 60? In de praktijk van de specifieke organisatie waar ik dit artikel mee begon (zorginstelling) is zes a acht haalbaar met enige investering in teamontwikkeling. Dit betekent dat wat hier een team heet, moet worden opgedeeld in acht a tien teams. Hier komen we op een nieuwe uitdaging: hoe gaan die kleinere teams goed samenwerken? Dit is hetzelfde probleem als bij teams, maar nu op een niveau hoger. Is de uitdaging op dit niveau beperkt, dan kan dit met een enkele leidinggevende voor elkaar krijgen (zie dit artikel), is de samenwerking tussen teams meer intensief en complex, dan is hier een team-of-teamsontwikkeling noodzakelijk (zie ook dit artikel).
Een van mijn eerste managers zei ooit “je kunt geen band plakken met vijf mensen”. Hij kende alle bovenstaande theorieën niet, maar wist uit ervaring dat elke klus een passend aantal mensen nodig heeft. Hier goed over nadenken maakt het verschil tussen prestatie en disfunctionele verspilling.
Meer weten?
In de leergang Evolutionaire Psychologie voor Professionals (EPP) gaan we zes dagen (1 keer per maand) diep in op de onderliggende psychologie van de belangrijkste vraagstukken in organisaties. De leergang biedt een volledig nieuw perspectief dat je professionaliteit verrijkt en effectiviteit in organisaties vergroot.
De leergang EPP start ten minste twee keer per jaar. Kijk voor inschrijving en actuele informatie hier
Altijd op de hoogte blijven? Schrijf je in voor de nieuwsbrief
Comments